Bouwen aan veerkracht door te begrenzen

“oh interessante opdracht, ja dat neem ik er nog wel even bij’’
“ik kon geen neen zeggen tegen mijn collega, je laat iemand toch niet zomaar in de steek”
“ik zal moeten doorwerken vanavond want mijn to-do lijst is alleen maar toegenomen vandaag”

Doe je vaak dit soort uitspraken?

Als het aantal to-do’s op je lijst blijft stijgen, als je heel vaak voor je collega’s in- en bijspringt, als je op alles reageert met een ‘ja!’, dan leidt dat vaak tot gevoelens van geleefd worden, nooit tijd hebben voor jezelf en toenemende druk en spanning. Vaak houdt onze neiging om anderen een plezier te doen ons tegen om ‘nee’ te zeggen.

Neen zeggen biedt nochtans heel wat voordelen en leidt uiteindelijk tot tevredenheid en voldoening zowel bij jezelf als bij de personen waarmee je samenwerkt.  Ze  weten wat ze aan je hebben, ze kennen je sterktes evengoed als je minpunten, ze weten waar rekening mee te houden. Zelf ervaar je meer rust en evenwicht als je een haalbare planning hebt. Je voelt je veel beter in je vel als je bewust kiest voor die dingen die je écht wilt. Begrenzen houdt de balans ‘zorg voor anderen en zelfzorg’ in evenwicht.

Hoe voorkom je dat je ja-houding aanleiding geeft tot een overvolle agenda? Hoe zorg je ervoor dat jouw ‘ja’ je energiek houdt?

Hieronder geven we een aantal tips mee om dankzij jouw ja zaken haalbaar en werkbaar te houden.

Bewust, volmondig JA zeggen

  1. ‘schoenmaker blijf bij je leest’

Bij het horen van het woord begrenzen denken we vaak snel aan ‘neen zeggen’, aan zaken schrappen of minder gaan doen. En dat vinden we dan niet zo leuk, niet zo collegiaal of niet zo klantgericht. Laten we daarom eens starten vanuit de andere kant van de medaille en stilstaan bij een volmondige bewuste JA. Een volmondige JA betekent dat je heel bewust 100% voor iets kiest, er volledig voor gaat. Onze bewuste ja’s geven ons energie en maken ons leven zinvol.

Een JA die je een boost geeft, waar je helemaal door opfleurt en het beste van jezelf kan geven, sluit aan bij wie jij bent, wat je wilt, kunt en hoe je wenst te zijn, hoe je je wilt opstellen in deze wereld. Ja’s die ons veerkrachtig houden sluiten aan bij onze behoeften en verlangens, onze mogelijkheden, onze talenten en potentieel.

Het probleem is dat we vaak heel impulsief of veel te snel ja zeggen, bijna als automatische piloot reageren op de vraag van een ander. Zo komt onze agenda overvol te staan, merken we dat we toch niet zo onderlegd zijn, dat het toch niet zo snel gefixt is en dat we leeggezogen worden.

De slogan ‘schoenmaker blijf bij je leest’ kan een hulpmiddel zijn om niet in de valkuil te trappen en een triage te maken in de zaken waarop je ja zegt. De vragen die je kan beantwoorden:

Wat kan ik? Wat doe ik graag? Wat wil ik hier betekenen? Wat kan ik hier bijdragen? Waarom zou ik dit doen of niet doen? Blijf ik eerlijk t.o.v. mezelf en mijn waarden?

  1. Niet alles is op hetzelfde moment even belangrijk‘waar woedt de brand het hevigst?’

‘Know your reds’ stelt emergency-doctor Darria Long in haar TED talk i.v.m. ‘how to triage your busy life’. Als we alles wat op ons afkomt beschouwen als een bedreiging, als een hevig woedende brand, slaan ons lichaam en brein op hol. De alarmbellen in ons oerbrein en emotioneel brein staan op rood waardoor ons verstandsbrein niet optimaal werkt en we dus niet kunnen focussen, als een kop zonder kip inefficiënt reageren. Een triage maken in de opdrachten en uitdagingen zorgt voor overzicht, duidelijke prioriteiten en focus. Bij de triage kunnen we een barometer gebruiken gaande van rood of absoluut prioritair, dringend en belangrijk, over oranje of belangrijk maar kan even wachten, naar groen of op termijn aan te pakken. Zo plaats je jezelf in een ‘ready’-modus in plaats van een ‘crazy busy’- modus. We activeren in ons lichaam de uitdagings-respons en niet onze oerrespons van vechten-vluchten-verstarren, wat ons alert en gefocust houdt, en de nodige durf om de zaak aan te pakken.

  1. Een ‘neen’ vervangen door een genuanceerde ja‘waarom je de triage maakt’

‘neen, dat kan er nu niet bij, sorry’  – ‘dat zal niet meer lukken, we sluiten binnen 5 minuten’ – ‘dat zal niet haalbaar zijn want mijn pc is net afgesloten’. Iedereen heeft wel eens een dergelijke reactie ontvangen of ze zelf gegeven. De voorbeelden illustreren één manier om je grenzen te bewaken en aan zelfzorg te doen. Door het afgrenzen bewaak je je agenda en hou je balans tussen werk- en privétijd. We merken in de voorbeelden echter een weinig oplossingsgerichte, eerder rigide houding die meestal aanleiding geeft tot ongenoegen, frustratie of woede bij de ander. Het begrenzen op een manier die beide partijen voldoening geeft, ziet er een beetje anders uit. Begrenzen staat niet synoniem voor afketsen of anderen voor een voldongen feit zetten. Begrenzen betekent het afwegen van de behoeften van de ander t.o.v.  je eigen behoeften en mogelijkheden.

Een voorbeeld: Julie en Gilles zijn boekhouders in een groot bedrijf. Julie wil zo snel mogelijk een antwoord bieden aan de klant, Gilles vindt het vooral belangrijk een correct antwoord te bieden, wat dan weer meer tijd vraagt. Er spelen hier verschillende belangen. Wanneer Julie aan Gilles vraagt of hij de klant vandaag nog kan bellen, kan Gilles zeggen ‘neen, dat is niet haalbaar’ of hij kan zeggen ‘ik wil zeker de klant bellen, maar ik heb nog wat tijd nodig om een correct antwoord te formuleren; ik zal de klant pas morgen kunnen bellen’ Door deze genuanceerde ja, begrijpt Julie waarom Gilles wat meer tijd nodig heeft, en kan ze eventueel verder zoeken naar alternatieven mocht haar deadline niet onderhandelbaar zijn.

  1. Extra tips voor thuiswerkers

Wie thuiswerkt wordt nog meer uitgedaagd om te begrenzen. Waar kun je nog extra op letten?

  • De grens tussen werk en privé is vervaagd. Begrenzen in deze situatie betekent dat je opnieuw grenzen of structuur moet aanbrengen. De vroegere grenzen tussen privé- en werktijd opnieuw expliciteren of een aantal nieuwe grenzen toevoegen.
  • Hoe gaan we vroegere grenzen opnieuw instellen:
    • Tijd die we thuis waren en tijd op het werk, expliciet aanduiden in de agenda; werktijd in een andere kleur zetten, agenda duidelijk zichtbaar ophangen zodat iedereen op de hoogte is en weet wanneer je wel of niet beschikbaar bent
    • De aangeduide werktijd respecteren: gsm en andere kanalen afsluiten op vaste tijdstippen zodat je vrije tijd niet continu doorkruist wordt met biepjes, berichten en vragen die niet dringend zijn.
    • Een vast tijdstip van opstaan (en slapengaan) bepalen en dit respecteren
    • De gepaste outfit kiezen: meestal maak je onderscheid tussen een outfit voor kantoor – vrije tijd – thuisklussen enz. Bepaal voor jezelf een dresscode voor verschillende gelegenheden en hou je daaraan. Ga in je kantooroutfit voor je pc zitten, niet in je pyama. Zo herkent je lichaam de ‘ready’-modus.
  • Nieuwe grenzen of afspraken inlassen:
    • I.v.m wie wat wanneer doet: alle gezinsleden willen op hetzelfde moment op pc werken, gebruiken internet in dezelde tijdsblokken, willen allemaal gebruik maken van die ene stille ruimte…

Wat kan je als leidinggevende doen?

  • Begrens zelf! Hou je aan afgesproken werktijden waarbinnen je vergaderingen belegt, communiceert en contact houdt.
  • Maak duidelijke afspraken over prioriteiten, deadlines en resultaten.
  • Zoek samen met medewerkers naar haalbare planning en uitvoering.
  • Las regelmatig één op één contactmomenten in om te polsen naar de beleving bij de medewerker, welke impact de omstandigheden hebben, of de medewerker erin slaagt om het hoofd te bieden aan de uitdagingen, waar hij ondersteuning kan gebruiken, enz.

Wat je plek in de organisatie ook is, je kan een verschil maken. Welke stap kan jij vandaag zetten in het begrenzen?

Theme: Overlay by Kaira België
Gemaakt door stress impact lab